Protección de datos en Clokea

Esta página explica cómo se tratan los datos personales dentro del producto Clokea: los fichajes, ausencias y demás datos de registro horario de las personas empleadas de las empresas que usan Clokea. Es distinta de nuestra política de privacidad, que regula los datos de quienes navegan por clokea.es o contactan con nosotros.

Cuando una empresa da de alta su cuenta en Clokea, esa empresa es la responsable del tratamiento de los datos de registro horario de sus personas empleadas: decide qué datos se recogen, con qué finalidad y quién tiene acceso.

Ortus Solutions, S.L.U. (NIF B72736432), como proveedora de Clokea, actúa como encargada del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD: tratamos los datos únicamente siguiendo las instrucciones de la empresa cliente, para prestar el servicio, y suscribimos con cada empresa un contrato de encargado de tratamiento que forma parte de las condiciones del servicio.

• Nombre, correo electrónico y puesto de la persona empleada.
• Hora de inicio y fin de la jornada, pausas y modalidad de trabajo (presencial, remoto o de viaje).
• Horas ordinarias y extraordinarias calculadas a partir de los fichajes.
• Correcciones o incidencias sobre un fichaje, junto con quién las solicitó y quién las aprobó.
• Geolocalización del fichaje, únicamente si la empresa cliente activa esta función.

El tratamiento de estos datos por parte de la empresa cliente se basa en el cumplimiento de una obligación legal: el registro diario de jornada exigido por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. La finalidad es exclusivamente el control horario y el cumplimiento de la normativa laboral.

Los registros de jornada se conservan durante cuatro años, tal y como exige la normativa laboral española, y permanecen a disposición de las personas empleadas, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante ese periodo. Transcurrido el plazo legal, o si la empresa cliente da de baja su cuenta, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura.

• Los datos se alojan en servidores situados en la Unión Europea.
• Las comunicaciones y el almacenamiento están cifrados en tránsito y en reposo.
• El acceso a los datos está limitado por perfiles y registrado, de forma que cada empresa solo ve sus propios datos.
• Los fichajes quedan sellados y no pueden alterarse; cualquier corrección genera un nuevo registro trazable, sin borrar el original.
• Realizamos copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información.

Para prestar el servicio, Ortus Solutions, S.L.U. puede apoyarse en proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento, envío de correo electrónico) que actúan como subencargados, siempre ubicados en la Unión Europea o sujetos a garantías equivalentes, y vinculados contractualmente a las mismas obligaciones de protección de datos. La relación de subencargados actualizada está disponible para las empresas clientes que la soliciten a [email protected].

Si eres una persona empleada de una empresa que usa Clokea y quieres ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad sobre tus datos de fichaje, debes dirigirte a tu empresa, que es la responsable del tratamiento. Si tu empresa necesita nuestra colaboración técnica para atender tu solicitud, se la facilitamos conforme al contrato de encargado de tratamiento suscrito con ella.

Para cualquier cuestión sobre el tratamiento de datos dentro de Clokea, o para solicitar el contrato de encargado de tratamiento, puedes escribirnos a [email protected].